Fino a una decina di anni fa, il fisco italiano consentiva di contabilizzare la manutenzione ordinaria fra i costi di esercizio per un importo non superiore al 5% del valore totale delle immobilizzazioni tecniche lorde.
Questo limite comportava che la quota eccedente dovesse andare ad ammortamento seguendo le medesime politiche della categoria di cespite di appartenenza, seguendo quindi gli stessi criteri della manutenzione straordinaria.
L'impostazione descritta era particolarmente penalizzante per quelle imprese "pesanti" (siderurgico, trasporti, cementerie, metallurgico, ecc.) caratterizzate da elevati costi di manutenzione ordinaria che pertanto in gran parte doveva essere contabilizzata come straordinaria.
A partire dai primi anni '90, il legislatore consentì di "sforare" il limite del 5% alle aziende caratterizzate da impianti che assorbivano rilevanti quantità di manutenzione ordinaria.
Parallelamente i costi di manutenzione sono scesi da una media negli anni '80 del 5,6% in rapporto al PIL, ad una media attuale inferiore al 3,5%.
Oggi, pertanto, raramente i limiti imposti per la manutenzione ordinaria dal fisco italiano sono superati e quindi la distinzione fra manutenzione ordinaria e straordinaria ha assunto ben maggiore importanza.
Si ritiene manutenzione ordinaria in genere la correttiva, ossia quella manutenzione (incidentale o preventiva) che è finalizzata a riportare il bene alle condizioni iniziali di buon funzionamento, al "mantenimento" cioè della prestazione.
Le manutenzioni, in genere migliorative, e in taluni casi anche correttive (quando l'intervento correttivo aumenta in modo significativo il valore residuo del sistema), sono invece considerare straordinarie, se non sono realizzate allo scopo di "mantenere" il sistema, ma piuttosto per migliorarlo e/o per aumentarne il valore (l'aumento di valore può essere l'obiettivo o un semplice effetto collaterale).
Come accennato all'inizio della scheda, le manutenzioni straordinarie, non possono essere comprese fra i costi di esercizio, ma vanno ad aumentare il valore da ammortizzare del sistema al quale si riferiscono, e conseguentemente sono spesate su più annnualità "pro-quota".
Va da se che distinguere la manutenzione ordinaria dalla straordinaria comporti delle conoscenze tecniche sul sistema oggetto dell'intervento, soprattutto per valutare le conseguenze dell'azione manutentiva (aumento di valore o di prestazione).
Ciò comporta delle aleatorietà di giudizio non sempre comprese dal personale amministrativo che è portato spesso a seguire il criterio della "prudenza", cioè nel dubbio a classificare l'intervento come manutenzione straordinaria.
Un altro elemento non tecnico che gioca nella scelta è il livello di profitto o di perdita dell'azienda. Essendo che la manutenzione strordinaria consente di "spalmare" costi attuali su esercizi futuri, se il bilancio non è dei migliori si tende a privilegiare la straordinaria, non appena l'intervento manutentivo lo consente.